마지막 강의입니다! 가장 궁금했고 또 유용했던 내용이네요. 
강의 요약하여 올립니다.

 


<8강> - 반복업무를 벗어나게 해 줄 도구

[노션]


인재채용공간을 오픈해서 사용하는데 공지사항, 필수로 인지해야 할 것들을 공개해두면 좋다.


[수지라] **처음 알게되었는데 어떻게 사용하는 것인지 넘 궁금합니다!!**


수지라는 붙여넣기를 주된 입력수단으로 하는 회게처리시스템
허들이 존재 → UI가 이쁘지 않고, 가이드가 잘 없는 경우 따라가기 힘들다.
양날의 검 → 한 번에 많은 양을 처리하다보니 실수를 하면 큰 덩어리를 실수할 수 있음
통장정리할 때 매우 유용하다.


 



[경리나라]


경리나라를 통해 손익계산서를 보는게 유리하다
‘경영관리’측면에서 매우 유리


[IFTTT]


핸드폰에서 연동하는게 좋다.


[zapier]


핸드폰보다는 넷상에서 좋다.
잔디, 구글 등에 연동가능
일정시간이 되면 인사평가, 성과평가가 자동으로 슬랙 등으로 보낼 수 있도록 함 / 일종의 클라우드에서 가능한 매크로라고 볼 수 있음
관리조차 자동화시킬 수 있는 장점!!


[마인드맵]


프리마인드 업체 사용 추천! (무료)

각 소통의 도구 및 정보수집의 도구별 특징사항을 요약하였습니다. 

 

[플로우]


직원에게 업무 지시를 하고 진행상황 확인, 피드백 등이 매우 유용
매번 하는 업무에는 도움은 잘 안되고, 우발적인 업무들에 있어서 전체상황 확인이 되서 좋다고 함
파일 업로드해두면 자료가 저장되어 있다는 점


[잔디]


데이터 기록 남아있고
핵심되는 정보를 메신저처럼 담아둘 수 있음
누가 읽었는지 확인이 된다.
잔디와 zapier, 구글스프레드시트, 구글캘린더, ifttt와 연동이 된다.
신고대리 입금내역을 zapier와 연동해서 자동으로 잔디에 올려주도록 할 수 있다.


 


[정보수집의 도구]

 



에버노트




한 사람이 수정하고 있으면 다른 사람은 수정이 불가해서 협업이 가능한지는 모르겠음
그림 파일에 있는 것도 검색이 가능
크롬을 보다가 원하는 내용은 cliping할 수 있다고 함. → 간소화된 자료로 가능




 



원노트







협업은 가능하나 실시간은 아니다.


자유형식이다 보니 직관적이어서 편하긴 하나 높은 자유도에 따라서 형식을 갖춰서 작성하기 어려움.


동기화가 안정적이지 않음.


스캐너에서 바로 onenote로 보낼 수 있는 장점



 



노션






자유도가 없기 때문에 오히려 데이터를 구조화하기 편하다고 한다.
웹페이지 활용가능
검색기능은 빈약하고 안정성이 부족하다.
권한 주고 edit 가능하게도 할 수 있다.

<4강>
[구글 스프레드시트의 활용]

 

"대시보드"를 생성할 것. 

구글스프레드시트의 연결성을 활용하는 것이 참 좋은데 하나의 단점은 열어봐야 할 스프레드시트들이 나누어져 있다는 것, 

따라서 한 시트는 대시보드 성격으로 여러 개로 나누어진 시트 등 링크를 들어갈 수 있도록 설정하는 것도 방법이다. 



"함수 활용"

importrange라는 함수를 통해 한 시트에 거래처리스트를 작성하고 이 리스트들이 부가세, 소득세 등으로 흩뿌려질 수 있도록 한다. 

index match라는 함수를 통해 x축과 y축 정보가 일치하면 자동으로 해당 셀의 내용이 기입될 수 있도록 한다. 

iferror라는 함수를 통해 error가 나오는 때에도 0으로 기입되고 에러가 나지 않도록 설정할 수 있다.  

 

더불어 조건부서식을 통하여 부가율의 높고 낮음을 색상으로 확인할 수 있게 하는 경우 전체 업체들 중 문제가 되는 사항을 빠르게 파악하기 용이하다. 

 

 

<5강>

[업무일지 작성]

직원별 업무일지, 진행상황 등을 작성하게 되면 전반적인 진행속도나 병목현상 발생여부 등을 확인할 수 있다. 

 

[구글 결재]

구글스프레드시트에서 O 표시를 하도록 하면 수정한 사람이 누구인지 기록이 남기 때문에 굳이 별도의 결재서류를 작성할 필요가 없다. 

 

[워크스토리]

거래처와의 통화기록이 저장되고 또 업체의 요구사항 등을 간단히 기록을 남겨둘 수 있어서 유용하게 쓰인다. 

 

[카카오 vs 카카오비즈니스]

개인 카카오톡을 사용하면 단체톡방이 생성됨에 따라 여러 명이 확인하고 업무가 누락되는 실수를 방지할 수 있으나 

단톡방 수가 너무 많아지는 경우 일일이 확인이 불가하다는 단점도 있다. 

 

카카오비즈니스는 위 개인카톡과 반대의 장단점이 있는 듯 하다. 

구글 스프레드 시트를 활용하는 방안에 대한 강의였습니다. 
주요 내용은 다음과 같습니다. 

 

1. 자료는 세로로 확장할 수 있도록 할 것

   거래처목록은 세로로 확장하여야 하고, 가로에는 체크할 사항들을 기입하는 것이 좋습니다. 

 



 

2. 복사 붙여넣기의 중요성

   단순 복붙이 아닌 값복사인지, 서식복사인지, 수식복사인지 항상 우클릭하여 혼동하여 사용하지 않을 수 있도록 유의해야 합니다. 

 

3. 직원별 구글계정 생성

   구글스프레드의 장점은 수정한 사람, 시간 등의 기록이 남는다는 점입니다. 따라서 되도록 직원별로 구글계정을 따로 생성해 사용할 수 있도록 해야지 추후 직원의 퇴사 후 책임소재 등을 가리기 용이합니다.  

<2강>

 

[Tool의 장단점]
각 Tool의 장단점을 조금 더 알 수 있었습니다. 

강조해주신 건 다음과 같았어요. 

 

-협업은 구글을 활용할 것

-나스를 구매하고자 한다면 시놀로지 제품으로 2bay 로 할 것 

 

 

[자료를 잘 정리하는 방법]

일반적인 사무실에서 정리방법이라고 하면 업체별 폴더 연도별 폴더, 연도별 소득세, 부가세 등으로 이어집니다. 

이와 달리 폴더를 아예 생성하지 않고 제목만 잘 설정하고 검색을 통해 찾는 것이 매우 편리하다고 말씀해주신 점이 인상적이었습니다. 



 

 

<3강>

[스캐너의 활용]

현재까지는 복합기의 스캐너 기능으로 충분히 업무가 진행된다고 생각했습니다. 

세무사님께서 추천해주신 스캐너는 스캔 후 에버노트로 자동저장되어 OCR 적용까지 된다고 하네요. 

OCR 기능이 있다보니 자료를 찾는 것이 매우 수월할 것 같습니다. 

 

 

[스프레드시트]

협동하여 작업을 하거나 공유하여 작업하는 것에 있어서 엑셀보다는 구글스프레드시트를 활용하는 편이 낫다고 봅니다. 

주의해야 할 사항은 단순 ctrl C + ctrl V 를 하면 안되고 '선택하여 붙여넣기'로 해야된다는 점이었어요. 

엑셀에서도 값복사와 서식복사 등을 유의해서 사용했던 점과 비슷한 맥락인 것 같습니다. 

 

서식기능을 활용해서 시각적으로 오류나 빈 부분을 확인할 수 있도록 설정하신 점도 인상깊었습니다. 

 

 

 

스마트한 오피스를 구축함에 있어서 노션, 구글드라이브, 에버노트 등 유명한 몇 가지 도구들만 알고 있었습니다. 
새롭게 알게 된 것들은 워크스토리, 나스 정도인 것 같네요. 

 



 

[워크스토리]

워크스토리는 통화시간, 빈도수, 통화녹음 등 거래처와 사무실 사이 통화를 관리해주는 툴인 것 같습니다. 전기주세무사님 책에서 보았던 CRM 프로그램이 궁금했는데 해당 프로그램을 활용하면 보다 효율적인 거래처응대 및 관리가 가능할 것 같네요. 

 

[나스]

나스라는 것도 처음 알게 되었습니다. 실물처럼? 구매해서 사용하는 회사의 별도 저장장치인 것 같네요. 

요즘은 구글드라이브, 드롭박스, 원드라이브 등 클라우드 저장서버가 잘 되어있다보니 세무사사무실과 같이 소규모의 업체는 위와 같은 개별 저장매체를 구매해서 사용할 일이 드물다고 생각했는데 세무사님께서는 어떤 용도로 활용하고 계실지 궁금합니다. 

 

다음 강의에서 다양한 툴들의 구체적인 사용방법 등이 궁금해지네요! 

페이퍼리스, 스마트오피스를 구축하고 싶다는 막연한 생각이 있었는데,
프로그램별로 비교를 해주셔서 좋았네요.

다만 목소리가 좀 울리고 웅웅거려서, 잡음제거만 좀 되면 좋겠어요.